Binnen het KMS kunnen budgetten worden toegekend aan afdelingen of individuele medewerkers. Er kan zelfs precies worden vastgelegd welke aantallen per periode beschikbaar zijn. 2 paar schoenen per jaar? Elk kwartaal een nieuw jasje? Of je legt een budget vast in euro’s of punten. 500 punten per medewerker per jaar? Of 350 euro per medewerker van afdeling x per jaar? Met het instellen van budgetten wordt inzichtelijk hoeveel werkkleding beschikbaar is en daadwerkelijk verbruikt wordt.

Een medewerker doet een aanvraag voor werkkleding. De aanvraag komt binnen bij de beheerder die de aanvraag kan goed- of afkeuren. Goedkeuren kan overigens ook automatisch, mits het budget toereikend is. Geen zorgjasje, geen pantalon, geen schoen gaat zo zonder goedkeuring de deur uit. Tevens is op elk moment na te gaan, wie, wat, wanneer heeft besteld en wat hiervan de status is. Ook voor oude bestellingen.